تعریف IASP : یک پارک علمی سازمانی است که بوسیله متخصصین حرفهای مدیریت میشود و هدف اصلی آن افزایش ثروت در جامعه از طریق ارتقاء فرهنگ نوآوری و رقابت در میان شرکتهای حاضر در پارک و مؤسسات متکی بر علم و دانش است. برای دستیابی به این هدف یک پارک علمی، جریان دانش و فناوری را در میان دانشگاهها، موسسات تحقیق و توسعه، شرکتهای خصوصی و بازار، به حرکت انداخته و مدیریت میکند و رشد شرکتهای متکی بر نوآوری را از طریق مراکز رشد و فرآیندهای زایشی تسهیل میکند. پارکهای علمی همچنین خدمات دیگری با ارزش افزوده بالا همراه با فضاهای کاری و تسهیلات ، با کیفیت بالا فراهم مینمایند.
۶- و مدیریت میکند
در بخش قبلی در خصوص ایجاد جریان دانش و فناوری در میان گروه های فناور، صنعتگر و سرمایه گذار توسط پارک های فناوری فیزیکی و مجازی صحبت کردیم. برای ایجاد جریان دانش و فناوری با توجه به خدمات و امکانات کم و بیش مشابهی که در پارک های فناوری وجود دارد، روش های مشابه و از پیش تعیین شده ای طراحی شده است که تقریبا در همه کشورها کاربرد دارد.
اما مدیریت این جریان، وابسته به خلاقیت و دانش تیم مدیریت پارک فناوری بوده و در بسیاری از کشورها با توجه به شرایط خاص جغرافیایی، اقتصادی، علمی، اجتماعی و فرهنگی متغیر است. توجه به اصل مدیریت در جمله اول تعریف نیز مشهود است و به نوعی زمینهساز توسعه پایدار در جوامع تلقی میشود. میتوان اینگونه تصور کرد که نقش مدیریت در موفقیت کلیه اجزای برشمرده شده در تعریف پارک فناوری بسیار مشهود و تأثیرگذار است. بدان معنی که در یک پارک فناوری میتوان سیر انجام مراحل مذکور را مشاهده کرد، ولی کیفیت اجرای آنهاست که وابسته به ظرافتهای مدیریتی و نکتهسنجی تیم مدیریت پارک است و تأثیر مستقیم در موفقیت پارک دارد. در واقع مدیریت قویتر میتواند موفقیت چشمگیرتر را در سایه ارتقاء کیفی ساختارها و خدمات پارک فناوری در پی داشته باشد.
حال در این بخش باید به این نکته توجه شود که استفاده از فضای مجازی در مدیریت پارکها چه نقش مثبتی میتواند داشته باشد؟ آیا استفاده از فضای مجازی میتواند مدیریت را در پارکها بهبود ببخشد؟
با گرایش به سوی فضای مجازی در مبحث مدیریت به دنبال ایجاد شرایط زیر خواهیم بود:
۱- ایجاد یک بستر یکپارچه اطلاعاتی و ارتباطی که هم ذخیره اطلاعات و هم بازیابی اطلاعات را سریعتر و دقیقتر کند.
۲- چیره شدن به محدودیتهای زمانی و مکانی.
۳- افزایش سطح انعطافپذیری در ساختار سازمان و مسئولیتهای تعریف شده
۴- افزایش سرعت در انجام امور و همچنین تسریع در طراحی عکسالعملهای مورد نیاز سازمان
۵- افزایش بهرهوری
۶- تحقق سازمان دانش بنیان
۷- کاهش آسیبهای زیست محیطی
همانگونه که مشخص است، خلاقیت در موارد فوق جایی ندارد. با مرور تمام امکانات و مزیتهای فوق در مییابیم که ماشین نمیتواند خلاقیت داشته باشد، اما میتواند زمینههای بروز و ظهور خلاقیت را تسریع و تسهیل کند. خلاقیت یکی از مهمترین مؤلفههای مدیر کارآمد و نوآور محسوب میشود و صرفاً از یک هوش انسانی ساخته است. اما استفاده از امکانات و مزایای فضای مجازی میتواند زمینههای بروز خلاقیت را در فرد ایجاد و تقویت نماید. چگونه ؟
برای بررسی نحوه تأثیرگذاری امکانات و مزایای فضای مجازی در ایجاد و تقویت زمینههای بروز خلاقیت در مدیران پارکهای فناوری لازم است مؤلفههای خلاقیت را بررسی کنیم. تخصص، تفکر خلاق و انگیزه سه مؤلفه اساسی خلاقیت به شمار میروند. در یک بستر اطلاعاتی و ارتباطی با جریانهای پایدار علم و فناوری، تخصص و انگیزه در سطوح متفاوت برای افراد سازمان قابل دسترس خواهد بود. تحقق این دو اصل میتواند ایجاد زمینههای بروز خلاقیت در افراد یک سازمان را تضمین کند. اما ایجاد تفکر خلاق که مؤلفه سوم خلاقیت محسوب میشود، بیش از همه وابسته به شخصیت و ساختار فکری افراد بوده و تأثیرات کمتری را نسبت به دو مؤلفهی قبلی از محیط دریافت میکند.
حال به بررسی ۷ موردی که به عنوان اهداف مجازیسازی یک سازمان برشمرده شد میپردازم.
۱- ایجاد یک بستر یکپارچه اطلاعاتی و ارتباطی که هم ذخیره اطلاعات و هم بازیابی اطلاعات را سریعتر و دقیقتر کند.
این مهم در طول سالیان متمادی مورد توجه بسیاری از مدیران سازمانها و نهادها بوده است. طراحی سیستمهای بایگانی، دفاتر ثبت، ایجاد کتابخانههای بزرگ تخصصی و علمی، چاپ کتب مرجع و … همگی حکایت از نیاز بشر به بسترهای یکپارچه اطلاعاتی جهت دسترسی سریعتر و دقیقتر به اطلاعات دارند. همینطور در مورد ارتباطات از گذشته تا بحال بشر تلاشهای وافری را برای ایجاد بسترهای ارتباطی انجام داده که از آن جمله میتوان به سیستم چاپار در زمان هخامنشیان، ایجاد راهها، سیستم تلگراف و تلفن، ساخت هواپیما و … اشاره کرد. همه موارد فوق در عصر خودشان فناوریهای نوین و پیچیدهای محسوب میشدند و برای مدیریت و حکومت بر سرزمینهای مختلف در خدمت حاکمان کشورها قرار داشتند. امروزه نیز بشر برای مدیریت بر امور جاری خود نیاز به بسترهای پیشرفتهتری در حوزههای اطلاعاتی و ارتباطی دارد. در واقع به نوعی میتوان میزان توسعه یافتگی هر منطقه و یا کشور را بر اساس میزان توسعه یافتگی ساختارهای اطلاعاتی و ارتباطی آن سنجید. هر قدر در یک منطقه ساختارهای فعال و پویای اطلاعاتی و ارتباطی رشد کرده باشد، به همان میزان مدیریت در آن منطقه قویتر و حاصل آن توسعه یافتگی بیشتر خواهد بود. امروزه اینترنت به عنوان یکی از بسترهای اطلاعاتی و ارتباطی در زندگی بشری توانسته است تا حد قابل ملاحظهای به آرزوهای دیرین بشر جامه عمل بپوشاند. برخی از کشورها با توسعه زیرساختهای اطلاعاتی و ارتباطی نوین مانند اینترنت و تلفن همراه توانستهاند در سریعترین زمان ممکن خود را در زمره کشورهای توسعه یافته قرار دهند. کره جنوبی نمونه بارزی از این کشورها قلمداد میشود و طبق پیشبینیهای صورت گرفته این کشور در سال ۲۰۲۰ سومین کشور ثروتمند جهان خواهد بود.
۲- چیره شدن به محدودیتهای زمانی و مکانی.
زمان به علت برگشتناپذیر بودنش و بعد جغرافیایی به علت همراه بودنش با مصرف زمان و انرژی همیشه از محدودیتهای بشر به شما میرفته است. بشر در طول سالیان متمادی سعی در غلبه بر این محدودیتها داشته است که ساخت هواپیما، موشک و یا تلاش برای ساخت ماشین زمان از این دست میباشند. ورود اینترنت به عرصه زندگی توانسته است بسیاری از مسافرتها و جابجاییهای جاری را حذف و برای تحقق خواستههای افراد روشهای جایگزین و باکیفیتتر ارائه نماید. برای مثال امروزه بسیاری از جلسات و کنفرانسها به صورت ویدئو کنفرانس و از طریق زیرساختهای ارتباطی موجود برگزار شده، و یا بسیاری از نامهها از طریق ایمیل و در کسری از ثانیه تبادل میشود. با توسعه هدفمند و استفاده گسترده از این امکانات میتوان در مدیریت زمان و انرژی گامهای مؤثری برداشت.
۳- افزایش سطح انعطافپذیری در ساختار سازمان و مسئولیتهای تعریف شده
با افزایش دانش و تجربه بشر در حوزههای مدیریت سازمانی و همچنین تبدیل شدن «توسعه اقتصادی» به هدف اصلی سازمانها و کشورها، مدیران به دنبال راهکارهایی برای تحقق این خواستها در سریعترین زمان و با کمترین هزینه هستند. با پیروی از همین استراتژی به مرور ساختارهای تصمیمساز و تصمیمگیر در سازمانها دستخوش تغییرات بسیاری شد. در گذشته سازمانها دارای ساختارهای هرمی و بروکراتیک بسیار گسترده بودند و روندهای زمانگیر تصمیمگیری و اجرا در این سازمانها یک ایراد و یا ضعف به شمار نمیآمد. اما امروزه بواسطه تغییر ساختار برخی از ارزشهای سازمانی و همچنین وسیعتر شدن حوزههای رقابت به دلیل ورود شرکتهای کوچک و نوآور به عرصههای تجاری و اقتصادی، مدیران سازمانها دریافتهاند که دیگر نمیتوان فاکتور زمان و مدیریت بر آن را نادیده انگاشت. ظهور نسل جدیدی از شرکتها که با اتکا به دانش فنی و سرعت در شناسایی نیازهای بازار و تولید محصولات یا خدمات متناسب با آن میتوانستند با غولهای اقتصادی رقابت کنند، تأثیر مؤلفههای زمان، کیفیت و قیمت در بازار رقابت را بیش از پیش برای رهبران سازمانها آشکار کرد. همه مؤلفههای مذکور با تغییرات ساختاری در جهت سادهسازی و مسطحسازی شبکه سازمان به منظور تسریع در روند تصمیمسازی و تصمیمگیری محقق خواهند شد. بهرهمندی از یک بستر اطلاعاتی و ارتباطی وسیع میتواند تأثیر این تغییرات را چند برابر کرده و سازمان را در هنگام نیاز به تغییرات مقطعی و عکسالعملهای ناشی از شرایط محیطی، بسیار منعطف و اصطلاحاً چابک خواهد کرد.
۴- افزایش سرعت در انجام امور و همچنین تسریع در طراحی عکسالعملهای مورد نیاز سازمان
یکی از اصلیترین مزایای مجازی سازی سازمانها افزایش سرعت در اجرای اموری مانند ارائه خدمات به مشتریان، امور اداری و … می باشد. در سازمانهای مجازی در حقیقت سرعت عمل مهمتر از توسعه سازمان و یا بزرگ بودن سازمان است شرکتهای بزرگ به درستی مفهوم سرعت عمل را درک میکنند. در سازمانهای مجازی چرخه های تولید کوتاهتر میشود و مصرفکنندگان، توقع خدمات در محدوده زمانی ساعت را دارند. یکی از راههای بالابردن سرعت، اجتناب از تصمیمات بیش از حد بلندمدت است و یکی دیگر از راهها، کاهش بوروکراسی در سازمانهاست. برای نمونه در یک بانک در آمریکا تاکید این بانک بر ارائه خدمات کاملا فراگیر وهمه جانبه است – افرادی که متقاضی دریافت وام هستند طی مدت ۶۰ ثانیه پاسخ خود را دریافت می کنند. هریک از کارمندان موظف است حداقل ۵/۱ ساعت در ماه ، به تلفن مشتریان گوش دهد و هریک از مدیران ارشد باید در روز حداقل ۲۰ پست الکترونیکی واصله از مشتریان را بخواند. همه موارد فوق منجربه تهیه نرم افزاری شده که به میزان قابل توجهی سرعت عمل در بانک را افزایش داده است. به علت کثرت مطالب موجود که مؤید این مهم هستند، از ارائه توضیحات بیشتر در این خصوص پرهیز میکنم.
۵- افزایش بهرهوری
بهرهوری به معنای استفاده بهینه از کلیه منابع در اختیار بوده و دارای دو مؤلفه کارایی و اثربخشی است. کارایی کمیت و اثربخشی کیفیت را در بر دارد. مدیریت و ساختارهای مدیریتی در تحقق بهبود بهرهوری نقشی مؤثر دارد. بر اساس نتایج تحقیقات صورت گرفته در سازمان ملی بهرهوری ایران دلایل اصلی ناکارآمدی مدیریت در کشور به شکل زیر قابل طبقهبندی میباشد :
- عدم آشنایی مدیران با مفاهیم و ابزارهای بهرهوری و علم مدیریت نوین (۴۵٪)
- عدم تعهد مدیران به لزوم ارتقای بهرهوری (۲۲٪)
- عدم توجه جدی به کارسنجی و اصلاح و بهبود روشها در کنار اتخاذ شیوههای نامناسب جهت ارتقای بهرهوری (۱۱٪)
- محدودیت اختیارات، عدم ثبات شغلی و مشغله فراوان مدیران (۱۰٪)
- عدم بهرهبرداری بهینه از نظرات و پیشنهادات سودمند کارکنان (۷٪)
- عدم انطباق ساختار مدیریت با فناوریهای جدید (۵٪)
بهرهوری در قالب شکل و ساختار امروزی سازمانها بیش از گذشته مورد توجه مدیران و رهبران قرار گرفته است. امروزه مدیران بهبود بهرهوری در سازمان را ارجح بر تمام مسائل ریز و درشت دیگر میدانند و همواره سعی در ارتقای آن دارند. تغییر ماهوی ساختارهای سازمانی و به وجود آمدن رقبای جدید که نتیجه ورود فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی به عرصه مدیریت بود، سازمانهای عریض و طویل را بر آن داشت تا با تغییرات بنیادین و توجه به ارزشها و مسائل جدیدی از جمله کیفیت، زمان، قیمت و سرعت، خود را در بازار رقابت حفظ کنند. با این وصف برخی از صاحبنظران، کمبود فضاهای کاری مناسب را چالشی جدی برای بهبود بهرهوری در سازمانهای مجازی قلمداد میکنند. این تحلیل، کاهش کنترل و نظارت بر روی کارمندان و همچنین تنزل روابط اجتماعی را عامل اصلی کاهش بهرهوری نیروی انسانی در دراز مدت برآورد میکند. اما مسئلهای که حائز اهمیت است، حرکت ناگزیر جوامع به سوی توسعه سازمانهای مجازی به علت فواید بسیار زیاد آن است. بنابراین باید با طراحی راهکارهای کاربردی و قابل اجرا، مشکلات روحی ناشی از آن را برای نیروهای انسانی کنترل کرده و از میان برداشت. یکی از این راهکارها، ارتقای سطح امکانات در اتاقهایی است که کارمندان سازمانهای مجازی در خانههای خود از آنها به عنوان اتاق کار استفاده میکنند. در پایان لازم میدانم به این نکته اشاره کنم که در همه دورانها، تغییرات بنیادین با مشکلات و معضلاتی همراه بوده است، اما با درایت میتوان تأثیرات منفی آنها را کنترل کرده و به حداقل رساند.
۶- تحقق سازمان دانش بنیان
یکی از اصلیترین دلایل رویکرد سازمانهای عصر حاضر به دانش و مدیریت آن، توسعه بسترهای اطلاعاتی و ارتباطی میباشد. مدیریت دانش از گذشته مورد توجه مدیران بوده، اما اکنون با ورود تکنولوژیهای نوین به این عرصه بیش از گذشته توجه مدیران را به خود جلب کرده است. بیاغراق میتوان اعمال مدیریت دانش در سازمانها را رمز ماندگاری آنها در بازارهای رقابتی عصر حاضر دانست. سازمانهای مجازی به واسطه استفاده بسیار وسیع از زیرساختهای اطلاعاتی و ارتباطی، در بکارگیری مدیریت دانش موفقتر از سازمانهای سنتی خواهند بود.
۷- کاهش آسیبهای زیست محیطی
پرواضح است که یکی از نتایج توسعه سازمانهای مجازی، کاهش آسیبهای زیست محیطی است. به همین علت از ارائه توضیحات بیشتر امتناع میکنم.